SAMARINDA, Swarakaltim.com – Arsip semakin tertata dan terkelola dengan baik, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kutai Kartanegara menggelar Magang Penetapan Daftar Prosedur Akses dan Layanan Izin Pengguna Arsip Statis Bersifat Tertutup di Hotel Selyca, Samarinda, Kamis (9/11/2023).
Giat yang berlandaskan Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 dan Perda Nomor 4 Tahun 2020 Tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Kalimantan Tersebut dibuka langsung oleh Kepala DPK Kaltim Muhammad Syafranuddin.
Pemagangan yang diikuti oleh 10 peserta tersebut berisi rangkaian penyampaian materi mengenai implementasi kearsipan berdasarkan nilai yang komprehensif dan terpadu.
Syafranuddin berharap para peserta dapat memahami daftar prosedur akses serta layanan izin penggunaan arsip pada Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten Kutai Kartanegara agar dapat membantu masyarakat dan OPD dalam memperoleh akses informasi melalui arsip dengan mudah dan tersistem.
“Penyajian arsip dapat melalui berbagai cara atau metode seperti pemberian layanan kepada pengguna arsip melalui website serta penyusunan naskah sumber arsip dalam bentuk cetakan maupun tayangan, dan pembuatan animasi kearsipan guna pemasyarakatan arsip bagi generasi milineal dan Gen Z yang saat ini semakin terbuka dengan kecepatan dan kedalaman informasi,” terang pria yang akrab disapa Ivan tersebut.
Ivan kembali melanjutkan DPK Kaltim akan terus berkomitmen dalam melakukan pendampingan dan pembinaan kepada LKD Kabupaten dan Kota guna mewujudkan Kaltim tertib arsip dan arsip menyelamatkan bangsa.
Untuk diketahui, sebelumnya DPK Kaltim menerima sebanyak 187 arsip statis Bappeda Provinsi Kaltim yang merupakan arsip pada tahun 2004 hingga 2015 di ruang studio Mini gedung Kearsipan DPK Kaltim Jalan Bung Tomo Samarinda Seberang.
Tentunya penyerahan arsip dari Bappeda Kaltim ini menjadi contoh bagi OPD lain dalam upaya pengelolaan arsip yang tertib dan berkelanjutan. Pasalnya, OPD yang secara berkelanjutan menyerahkan dan memusnahkan arsipnya masih dibilang dihitung dengan jari. Padahal penyerahan arsip juga membantu OPD agar arsip tersimpan rapi dan terbarukan. Arsip yang dibiarkan lama di OPD akan menambah ruang penyimpanan dokumen. Melalui penyerahan, dokumen tetap terjaga serta OPD pun mendapat ruang penyimpanan lebih luas lagi bagi dokumen-dokumen yang baru tersimpan. Depo arsip pun selalu terbuka menerima arsip-arsip setiap OPD di Kaltim.(adv-dpk kaltim/hms/dho)
